5 tips voor het opstellen van een RFP

Een nieuw platform nodig?

Je huidige digitale platform is niet meer te updaten of voldoet niet meer aan de wensen van je eindgebruiker. Dan is het tijd om naar een nieuwe oplossing te kijken. Je gaat dan op zoek naar een digital agency die jou daarbij kan helpen. Je vindt er één, of twee, maar dan?

In dit blog geven wij 5 tips over het opstellen van een RFP voor jouw nieuwe digitale uitdaging.

Wat is een RFP?

Een Request for Proposal (RFP) is een uitnodiging van een opdrachtgever aan leveranciers (mogelijke partners) om deel te nemen aan een offerte-aanvraag. Het is een intensief proces waarbij verschillende disciplines en partijen betrokken zijn. De focus van een RFP moet liggen bij het probleem van de organisatie. Hoe grondiger je de behoeften en vragen formuleert, hoe beter leveranciers je kunnen helpen.

First things first

Nodig bureaus uit die gelijk zijn aan elkaar. Wij krijgen soms aanvragen die bijvoorbeeld bij ons, een heel klein en een heel groot bureau worden neergelegd. Of aanvragen die bij een design partij, een technische partij en een full service internetbureau worden neergelegd. Kijk dus goed wat je kan verwachten van een bureau.

TIP 1 - vertel over jezelf, de huidige situatie en je doelen

Laat ons, als mogelijke partner, weten wie je bent, introduceer je bedrijf. Vertel jullie verhaal, waar jullie voor staan en wat jullie kernwaarden zijn. Welke diensten en/of producten leveren jullie en waarom zijn deze voor jullie doelgroep zo belangrijk.

Vertel waar je vandaan komt en waar je naartoe wilt, de aanleiding van de RFP. Heb je een idee wie de doelgroep is, deel dat met je leveranciers. Vertel ook waarom jouw collega’s zo graag bij de organisatie werken en geef antwoord op de vraag “Wanneer zijn wij succesvol?”.

TIP 2 - projectplan is key

Het projectplan is een onderdeel van je RFP. Voor ons omvat dit zaken als concrete doelstellingen, projectscope, gewenste tijdlijn en een indicatie van het budget. Hoe duidelijker dit geformuleerd wordt, hoe makkelijker het voor een leverancier is. Voor jouw team is het duidelijk wat er nodig is, maar voor de leverancier nog niet. Vragen die je in je projectplan zou kunnen beantwoorden zijn:

• Wat wil je bereiken met je nieuwe platform?
• Wanneer wil je met het nieuwe platform starten?
• Wanneer wil je het nieuwe platform af hebben?
• Hoe lang mag de ontwikkeling van het nieuwe platform duren?
• Wat is er beschikbaar? Zijn er bijvoorbeeld al designs gemaakt?
• Welke dienst(en) verwacht je van de leverancier?
• Welk budget is beschikbaar voor de opdracht?
• Welke doorontwikkelingen en/of fases komen na livegang van het platform?

Budget

Wij vinden het belangrijk deze vraag even toe te lichten. We begrijpen dat opdrachtgevers het budget liever niet zeggen. Goede partners rekenen niet naar dit budget toe, maar adviseren je wat je realistisch gezien allemaal kunt bereiken met het beschikbare budget.

Communiceer vooraf je budget of je budget range. Zo kunnen leveranciers een voorstel maken waarin de doelstellingen op een realistische wijze worden behaald. Daarnaast kan het ook zijn dat partijen afhaken omdat ze voorzien dat de bij Tip 3 genoemde behoeften niet haalbaar zijn binnen het aangegeven budget. Wij begrijpen dat partijen die afhaken naar aanleiding van het genoemde budget niet prettig is, maar het is wel duidelijk voor iedereen.

TIP 3 - de gewenste behoeftes

Samen werken we naar een eerste release van de digitale oplossing en daar moeten bepaalde onderdelen zeker in zitten. Maak met jouw team een lijst van mogelijke behoeftes. Laat in deze lijst voldoende ruimte over voor ideeën en flexibiliteit vanuit de mogelijke partners. Zo kom je tot het beste resultaat en kunnen leveranciers hun toegevoegde waarde tonen.

Is een koppeling met Exact evenals een contactformulier een Must have, prima. Is een chatfunctie een nice to have, helemaal goed. Voeg koppelingstructuren toe als je die hebt. Je RFP wordt er scherper, duidelijker en beter van!

NB. Toon ook voorbeelden van gewenste behoeftes of andere digitale platformen die jullie tof vinden. Vertel daarbij waarom dit voor jullie inspirerend is.

TIP 4. Wat zoeken jullie in een leverancier?

Het is niet alleen belangrijk om aan te geven welke dienstverlening je van leveranciers verwacht. Denk ook na over wat je op maandelijkse, wekelijkse of dagelijkse basis van een leverancier verwacht en hoe je de samenwerking voor je ziet. Leveranciers kunnen daarentegen hun projectaanpak tonen. Hierdoor kan je als opdrachtgever zien of de toekomstige partner écht bij jouw organisatie past.

TIP 5. Vraag maar raak

Een offertetraject voor een digitale oplossing is er niet één van ‘over 1 nacht ijs gaan’. Je bent, daar gaan wij van uit, op zoek naar een lange termijn relatie en wij ook. Zorg dus dat je de toekomstige partner goed leert kennen voor je de samenwerking aangaat. Zo leren wij je organisatie o.a. kennen middels je RFP, maar is het ook belangrijk om vragen aan ons te stellen. Welke cases heeft de leverancier en welk team gaat aan ons project werken. Waar ontwikkelen jullie digitale oplossingen (outsourcing of niet) en wat is de capaciteit? Wees niet te voorzichtig in je vragen, alles mag en alles kan.

Neem ook de tijd en ruimte om partners vragen te laten stellen aan jullie. Daardoor kunnen partijen nog beter inschattingen maken, de opdracht verduidelijken, het RFP mogelijk nog scherper wegzetten en meedenken in de oplossing. Je doet het tenslotte samen.